Erreichbarkeit

„Muss ich da rangehen?“

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„Muss ich da rangehen?" - INQA-Forschungsprojekt MASTER zum Umgang mit der ständigen Erreichbarkeit

Abends und am Wochenende E-Mails checken und im Urlaub dienstliche Telefonate: Wann ist Erreichbarkeit ein Risiko für die Mitarbeitenden? Wann begrüßen Beschäftigte die Flexibilität? Im Rahmen des ddn-Aktionsthemas „Perspektivwechsel 3D: Demographischer Wandel, Digitalisierung, Diversity“ sollen auch kritische Aspekte der neuen Arbeitswelt beleuchtet werden. Das Projekt „MASTER – Management ständiger Erreichbarkeit" (Link zu: www.erreichbarkeit.eu), gefördert vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (www.inqa.de) unter fachlicher Begleitung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, stellt Ergebnisse zum gesunden Umgang mit ständiger Erreichbarkeit vor und gibt Impulse für die Herausforderungen der Praxis.

Das Forscherteam der Universität Freiburg (Link zu www.psychologie.uni-freiburg.de) und des ISF München (Link zu: www.isf-muenchen.de) hat insgesamt mehr als 300 Beschäftigte aus fünf IT-Unternehmen zu ihrem Umgang mit der beruflichen Erreichbarkeit in der Freizeit befragt. Ihr Ergebnis: Erreichbarkeit kann dann ein Problem für die psychische Gesundheit von Beschäftigten werden, wenn die Arbeitsmenge so hoch ist, dass sie in der eigentlichen Arbeitszeit nicht zu schaffen ist oder wenn Beschäftigte auch außerhalb der Arbeitszeit Verantwortung für Zwischenfälle im Unternehmen beziehungsweise beim Kunden übernehmen. Besonders problematisch ist die Erreichbarkeit in der Freizeit dann, wenn Sie unerwartet auftritt und eine unmittelbare Reaktion erforderlich ist. Im Rahmen von Workshops mit Beschäftigten und Führungskräften haben die Forscher in den Unternehmen betriebliche und individuelle Lösungsstrategien erarbeitet. Nach eine Umsetzungsphase von mehreren Monaten zeigte sich, dass gerade die Beschäftigten, die sich aktiv an den Projektaktivitäten beteiligten, von den Vereinbarungen profitiert haben und nun bewusster mit Erreichbarkeit umgehen, emotional weniger belastet sind und die Potenziale der Erreichbarkeit vermehrt für die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf nutzen können.

Erreichbarkeit gestalten – 5 Tipps für Unternehmen

1. Überlastung reduzieren

Ein zentraler Auslöser für die Erreichbarkeit in der Freizeit ist die Überlastung einzelner Mitarbeitender. Auch, wenn es keine Patentlösung geben kann: Realistische Zielvereinbarungen, Checklisten für neue, unbekannte Aufgaben, E-Mail-Regeln und klare Aufgabenteilungen haben sich in den MASTER-Testunternehmen bewährt. Regelmäßige Gespräche im Team können zudem als Frühwarnsystem dienen und langfristig Belastungsspitzen in der Zukunft aufzeigen. Sie bieten einen Überblick über das Ausmaß an Belastungen und machen diese planbar.

2. Erreichbarkeitserwartungen klären

Von insgesamt 153 Befragten, die ein vom Arbeitgeber gestelltes Mobiltelefon besitzen, wussten 62 Prozent, ob ihr Vorgesetzter erwartet, dass Sie in der Freizeit auf Anrufe, Mails oder Kurznachrichten reagieren. Die bestehende Unsicherheit bei den restlichen Befragten ist ein unnötiger Stressfaktor, den man durch klare Absprachen reduzieren kann.

3. Kompetenzen verteilen

Ein häufiger Grund für die Kontaktaufnahme während der Freizeit liegt in der Arbeitsorganisation: Vor allem in kleineren Unternehmen gibt es häufig nur eine Person, die über bestimmtes Spezialwissen verfügt. Wissen und Kompetenzen sollten so verteilt und weitergegeben werden, dass Vertretungen im Urlaub oder auch in Krankheitsfällen möglich werden.

4. Mitarbeiterorientierte Flexibilisierung für Beschäftigte ermöglichen

Die MASTER-Studie zeigt, dass Beschäftigte, die stärker von flexiblen Arbeitszeiten profitieren, die Erreichbarkeit weniger als Stressfaktor ansehen. Die Möglichkeit, Arbeitszeit- und -ort den persönlichen Bedürfnissen anzupassen, kann die negativen Auswirkungen von Erreichbarkeit abmildern. Es gilt, Strukturen zu entwickeln, die eine Balance aus Stabilität und Flexibilität ermöglichen, zum Beispiel durch die Absprache von Anwesenheitszeiten, den Ausbau von Telearbeitsplätzen oder durch einen gemeinsam geführten Kalender, der transparent zeigt, wer wann und über welche Kanäle erreichbar ist.

5. Individuelles Erreichbarkeitsmanagement stärken

Nicht nur die Häufigkeit, sondern vor allem die Dauer der Freizeitunterbrechung hat laut der MASTER-Studie einen großen Einfluss auf das Stressempfinden der Beschäftigten. Ein individuelles Ziel muss es also sein, den Zeitaufwand bei der Erreichbarkeit gering zu halten. Klare Regelungen und Begrenzungen, wann und für wen man erreichbar sein möchte, Priorisierung von Aufgaben und nicht zuletzt die Prävention durch Absprachen und Übergaben während der Arbeitszeit, können hier helfen, den zeitlichen Aufwand zu minimieren.

Nachhaltige Entwicklung dank fundierter Kompetenz

Die Anforderungen veränderter Arbeitsprozesse werden in den kommenden Jahren und Jahrzehnten ein ständiger Wegbegleiter von Personalverantwortlichen bleiben. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie es um die Erreichbarkeit in Ihrem Unternehmen steht, nutzen Sie als Vorlage für eine Mitarbeiterbefragung den Selbstcheck "Ständige Erreichbarkeit". Wie gestalterische Maßnahmen wirkungsvoll entwickelt und nachhaltig umgesetzt werden können beschreibt der Leitfaden zum „Management ständiger Erreichbarkeit“ praxisnah und lösungsorientiert. Weitere Informationen zum Projekt „Management ständiger Erreichbarkeit“ finden Sie auch immer unter www.erreichbarkeit.eu.

Je tiefgreifender die Veränderungsdimensionen Demographischer Wandel, Digitalisierung, Diversity etablierte Arbeitsmuster verändern, desto unwirksamer werden alte Pauschallösungen. Treten Sie in den Austausch mit Akteuren aus Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft und erkunden Sie so, welche Herausforderungen und Chancen sich in Ihren individuellen Ausgangsbedingungen verbergen. Wagen Sie den Perspektivwechsel 3D!

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